Eine Beschaffungs­software. Unbegrenzte Möglichkeiten.

Haufe E-Procurement ist Einkaufssoftware und Verwaltungs­zentrale zugleich. Sie bündeln alle Prozesse von Beschaffung bis hin zu Verwaltung und Abrechnung. So sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und Kosten.

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Wir helfen Ihnen, verlagsunabhängige Fachmedien einfach und effektiv einzukaufen und bieten Ihnen dazu einzigartige Services.

Unsere Beschaffungssoftware bündelt Einkauf, Verwaltung und Abrechnung auf einer Plattform. Damit gewinnen Sie eine umfassende Kontrolle über den gesamten Prozess. Sie senken Ihre Kosten signifikant und reduzieren den administrativen Aufwand. Gleichzeitig benötigen Ihre Mitarbeiter durch die optimierten Prozesse weniger Arbeitszeit bei der Beschaffung von Fachliteratur und weiteren Medien – egal ob Print oder digital.

Die Beschaffungs­software mit einfachen und intelligenten Prozessen

Erfahren Sie hier, mit welchen Möglichkeiten Haufe E-Procurement Sie unterstützt.

Beschaffung

Verwaltung

Controlling

ABRECHNUNG

Webbasiert & Implementierung

HAUFE E-procurement: Beschaffung

EInfache & schnelle fachmedien-recherche & einkauf

Die einschlägige Fachliteratur finden Sie mit unserer E-Procurement-Lösung einfach und schnell. Der Online-Katalog listet rund 18,6 Millionen deutsche und internationale Fachmedien: E-Medien, Fachbücher, Zeitschriften, Normen, Online-Datenbanken, Reports, Marktstudien oder Abonnement-Artikel. Die tägliche Aktualisierung garantiert Ihnen die Verfügbarkeit neuester Fachliteratur, ob gültige DIN-Normen oder ausländische Zeitschriften. Auch schwer zugängliche Medien könner wir für Sie beschaffen. Den gesamten Prozess können Sie lückenlos
nachvollziehen. Alle Aufträge können Sie online verfolgen. Das System informiert Sie automatisch über Veränderungen beim Bestellstatus.

Nach dem Login erhalten Sie einen Überblick des Portales mit den wichtigsten Funktionen wie beispielsweise die Suche, der Bestand oder Ihr Konto.

Sehen Sie auf einen Blick alle getätigten Bestellungen. Ihre Suche können Sie zusätzlich nach Zeitraum, Medientyp sowie Status der Bestellung eingrenzen.

ihre Vorteile im überblick

  • Über 18,6 Millionen deutsche & internationale Fachmedien
  • Lieferung in Deutschland & Österreich kostenfrei
  • Bücher, E-Books, Zeitschriften, Zeitungen, E-Journals oder Online-Datenbanken
  • Optimierter & einfacher Bestellprozess
  • Einfache & schnelle Recherche
  • One-Stop-Shop
  • Onlineverfolgung & Benachrichtigung bei Veränderungen des Bestellstatus

HAUFE E-procurement: Verwaltung

Bestände effektiver nutzen

Wir bieten eine umfassende Unterstützung bei der Verwaltung aller im Unternehmen vorhandenen Zeitungs- oder Zeitschriften-Abonnements, egal ob Print oder Online. Der Bestand aller Abonnements kann eingesehen und bearbeitet werden, inklusive Angaben zu den Lizenzen oder Umlaufteilnehmern.

Ungewollte Verlängerungen Verhindern

Ungewollte passive Verlängerungen gehören mit unserer Lösung ebenfalls der Vergangenheit an. Für jedes Abonnement erhält der Verantwortliche rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist eine Abfrage, ob das Periodikum weitergeführt werden soll. Erfolgt nach einer bestimmten Frist keine Rückmeldung, wird das Abonnement automatisch storniert. Mit jeder Anfrage wird in Echtzeit ein Dublettencheck durchgeführt, so dass unnötige Anschaffungen vermieden und Ausleihen/Umlaufverteiler gefördert werden.

Berechtigungen Verwalten

Zusätzlich können Sie über ein detailliertes Rollensystem Berechtigungen auf Nutzer- und Individualebene verwalten. Steuern Sie Zugänge und Berechtigungen im Einkaufsprozess direkt in Ihrer E-Procurement-Lösung und verwalten Sie komfortabel alle Abonnements und Mitgliedschaften Ihres Unternehmens. 

Um den vorhandenen Bestand bestmöglich zu nutzen erfolgt automatisch, während bspw. einer Suchanfrage, ein Dublettencheck.

Artikel können direkt aus der Lösung heraus bestellt oder ausgeliehen werden. So kann jeder Mitarbeiter an den Besitzer des Titels eine Umlaufanfrage stellen.

ihre Vorteile im überblick

  • Transparenz über den gesamten Fachmedienbestand
  • Jede Bestellung löst automatisch einen Bestandscheck in Echtzeit aus
  • Einheitliche Prozesse mit anpassbarem Rollensystem sowie Genehmigungsworkflows
  • elektronischer Verleihprozess ohne zusätzlichen Personalaufwand 
  • Organisatorische Entlastung: Keine passive Verlängerung von Abonnements & Mitgliedschaften
  • Abonnements können im Umlauf organisiert werden
  • Volle Kostenkontrolle

HAUFE E-procurement: Controlling

Vollständige KostenKontrolle

Unsere E-Procurement-Lösung ermöglicht eine bedarfsgerechte Kostenkontrolle und Budgetierung. Zur besseren Steuerung stehen Ihnen Rechnungs- und Reportingfunktionen zur Verfügung. Detaillierte Auswertungen können einfach erstellt und automatisch abgerufen werden. Print- oder Online-Abonnements können auf die Kostenstellen verteilt werden. Mit der Lösung können Sie den gesamten Beschaffungs- und Verwaltungsprozess mittels Kontrolle, Steuerung und Planung lenken.

In Ihrem Konto haben Sie viele nützliche Features wie beispielsweise das Freigabecenter, aber auch Zugriff auf das Reporting Ihrer E-Procurement-Lösung.

ihre Vorteile im überblick

  • Umfassendes Controlling aller mit dem Fachmedien-Einkauf verbundenen Kosten
  • Flexible Rechnungs- und Reporting-Funktionen
  • Senkung der Prozesskosten & allgemeine Kostensenkung von bis zu 25 % möglich
  • Tagesaktuelle, transparente & prozessgerechte Zuordnung aller Kosten
  • Kontrolle & Steuerung durch bedarfsgerechte Abrechnung & Kosten­aufschlüsselung
  • Komfortables Push-Reporting

HAUFE E-procurement: Abrechnung
(1-Kreditor-Konzept)

Mehr Transparenz für Einkauf,
Buchhaltung & Controlling

Die funktionale Abrechnung gehört ebenso zur Lösung. Wir arbeiten mit dem 1-Kreditor-Konzept. Ein Kreditor, der sämtliche Lieferanten für Fachmedien, Normen, Lizenzen und Mitgliedschaften bündelt. Durch die Lieferantenreduzierung erreichen Sie eine starke Vereinfachung bei Bestellabwicklung, Auftragsverfolgung, Reklamationsmanagement und Zahlungsabwicklung. Damit wird nicht nur die Einkaufsabteilung erheblich entlastet, sondern auch die Rechnungsprüfung sowie die Buchhaltung.

Bücher, Zeitschriften, Mitgliedsbeiträge oder Abonnement-Zahlungen können buchhalterisch korrekt abgerechnet und problemlos in Ihre Kostenrechnung integriert werden. Die Abrechnung erfolgt nach Ihren Bedürfnissen. Vom Bezahlmodus bis hin zur Aufschlüsselung der Positionen legen Sie fest, wie die Eingangsrechnungen aufbereitet werden sollen. Die elektronische Einspielung der Rechnungsdaten in Ihr System sind ebenso möglich wie spätere Kostenauswertungen.

ihre Vorteile im überblick

  • Ein Kreditor für alle Fachmedien
  • Bedarfsgerechte Rechnungslegung & Kostenauswertung
  • Diverse Abrechnungsvarianten
  • Weiterverarbeitung der Rechnungen in Ihrem System

HAUFE E-procurement: SAAS

Mehrsprachig, flexibel & webbasiert

Unsere E-Procurement-Lösung verfügt über eine intuitiv bedienbare Oberfläche, ist klar strukturiert und mehrsprachig (Deutsch, Englisch, Französisch). Die Integration und Implementierung ist schnell und einfach. Unsere Lösung lässt sich u.a. an SRM oder vorhandene E-Procurement-Systeme anbinden. Die Lösung ist eine webbasierte SaaS-Lösung. Aufgrund dessen fallen keine Betreuungs- oder Wartungskosten bei Ihnen an. IT-Umgebung, Server und Sicherheitssysteme werden von uns laufend kontrolliert, aktualisiert und unterliegen höchsten Sicherheitsstandards.

ihre Vorteile im überblick

  • Intuitiv bedienbare Oberfläche
  • Mehrsprachige Lösung
  • Kostenfreies E-Procurement-Portal
  • In alle ERP-Systeme integrierbar
  • Keine laufenden Wartungs- & Betreuungskosten
  • 24h verfügbar

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